Hur man skapar egna formulär

Contents

Introduktion

Varje förening, distrikt och till och med klubb har alla typer av formulär i olika format som de använder för att samla in ansökningar från sina medlemmar. Rekrytering, reseförfrågningar och så vidare … är bara några exempel. För att göra allt detta mycket enklare är det möjligt att skapa ditt formulär nu på plattformen och därmed samla in ansökningar relativt enkelt. Här kommer vi att visa dig hur det går till.

Åtkomst till modulen

Öppna din administratörssida och klicka på Formulär (under kategorin Extra) i sidomenyn. Mer om adminmenyn hittar du här.

Alla skapade formulär är synliga på översiktssidan och där kan du direkt se vilka formulär som skickats in och vilken status de har. Du har också några åtgärder som du kan utföra för varje formulär.

Hantera. Visa allt inlämnat innehåll i formuläret och även alternativ för att redigera/ändra inställningar eller fält i formuläret.
Aktivera/Deaktivera. Öppna eller stäng enkelt formuläret för nytt innehåll.
Kopiera. Kopiera det valda formuläret till ett nytt formulär.
Radera. Om du behöver radera formuläret helt och hållet och alla dess inlämningar. Kan inte göras ogjort.

Skapa ett nytt formulär

Klicka på knappen + Lägg till formulär till höger på översiktssidan och börja med det grundläggande formuläret. Det är obligatoriskt att ange ett namn, en beskrivning och datumet Publicera från, men de andra fälten är valfria. Publicera från-datumet är det datum då formuläret är öppet för inlämning. Några saker att tänka på:

Om ingen Publisera till-datumtid anges kommer formuläret aldrig att upphöra att gälla om det inte avaktiveras.
Om fälten för kommunikationsdatum lämnas tomma kommer inga inbjudningar eller påminnelser att skickas ut.
Du kan ställa in vissa inlämningsalternativ, till exempel tillåta att samma användare fyller i formuläret mer än en gång. Du kan också anpassa ett tackmeddelande.
Om du behöver informera en viss användare eller vissa användare om en inlämning kan du ställa in det genom att växla mellan ”Maila till administratörer när det kommit in nya svar”.

När du har ställt in uppgifterna kan du välja vilka användare/funktioner som kan se formuläret och utesluta vissa användare om det behövs.

Om alla fält är korrekt ifyllda har du nu skapat formuläret, annars kommer du tillbaka till skapelsesidan och ombeds rätta till vissa fel. De visas för dig och detaljerad återkoppling om hur du ställer in dem korrekt.

Hantera ett formulär

För att redigera formuläret öppnar du det från översiktssidan genom att klicka på Åtgärder > Hantera. I huvudfönstret ser du det inlämnade innehållet. Du har vissa åtgärder för varje inlämning, antingen för att visa eller radera posten. Du kan också titta på det genom att klicka på numret vid varje post.

Andra åtgärder på höger sida är att ställa in statusen till aktiv eller inaktiv (övre högra rutan). De nedre alternativen gör det möjligt att förhandsgranska själva formuläret, redigera inställningar/preferenser för formuläret eller radera det helt och hållet. Med Ändra fält kan du bygga upp ditt formulär.

Skapa formuläret/ändra fälten

Det kan ta lite tid att skapa innehållet, men det är värt det när det är klart, eftersom det sparar mycket tid senare. Se till att testa formuläret först så att det inte finns några buggar.

Alternativen är ganska enkla:

nytt fält. Du kan skapa ett inmatningsfält med flera alternativ som text, textbox, flervalsfält, ja/nej, sifferfält, uppladdning, etc …
ny titel. Skapar en rubrik/titelruta. Det är bra att använda den för att dela upp formuläret i flera delar.
ny textruta. Skapar en textruta som du kan formatera som du vill med länkar, textfärg och textstorlek etc… Användbar för att förklara eller visa viss information om formuläret.

Det färdiga formuläret kan se ut så här

Hur kan en användare få tillgång till formulären?

På enhetens huvudmeny (förening, distrikt, klubb) finns ett nytt menyalternativ som heter Formulär. Här visas alla formulär som du har tillgång till och kan väljas för att fyllas i.

Hur man kontrollerar svaren

För att kontrollera svaren i formuläret går du in i administrationsområdet och hittar sedan Formulär på vänster sida.

Välj sedan formuläret och klicka på Åtgärder > Hantera. Följande sida visas.

Bredvid den kontakt som har fyllt i formuläret kan du trycka på Åtgärder > Visa för att se svaren från denna person. Du kan också klicka på Excel-logotypen för att generera en Excel-fil med alla svaren.

Exempel PTSF

En ofta ställd fråga om formulär är hur man ställer in formuläret där folk kan anmäla potentiella medlemmar. Här är ett exempel från RTNL på hur de redan använt detta i många år och ett bra exempel på vad detta formulär kan användas till. På engelska kallar vi det PTSF (Potential Tabler Sign-up Form). Denna blankett är ett exempel på hur varje förening kan använda den för att låta sina medlemmar fylla i potentiella medlemmar när de inte kan gå med i sitt egen klubb på grund av att de bor för långt bort eller av någon annan anledning.