Erstellen benutzerdefinierter Formulare

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Einleitung

Jede Assoziation, jeder Distrikt und sogar jeder Club verwaltet alle Arten von Formularen in verschiedenen Formaten, um Informationen von ihren Mitgliedern zu sammeln. Anwerbung neuer Mitglieder, Reiseanträge, und Berichte sind nur einige davon. Die Erstellung von Formularen in der RoundTableFamily.World macht diese Informations- und Datensammlung nun viel einfacher.

Zugriff auf das Modul

Gehe in den Admin-Modus und klicke im Seitenmenü unter der Kategorie Optionale Module auf Formulare. Mehr über das Admin-Menü findet ihr hier.

Alle erstellten Formulare sind auf der Übersichtsseite sichtbar, und von dort aus könnt ihr die Eingaben und den Status des Formulars sofort sehen. Ihr seht dort auch einige Aktionen, die für jedes Formular durchgeführt werden können.

Verwalten: Zeigt alle übermittelten Inhalte des Formulars sowie Optionen zum Bearbeiten/ Ändern von Einstellungen oder Feldern im Formular
Aktivieren/Deaktivieren: Einfaches Öffnen oder Schließen des Formulars für neue Inhalte
Kopieren: Duplizieren des ausgewählten Formulars in ein neues Formular
Löschen: Für den Fall, dass das Formular und alle darin enthaltenen Eingaben vollständig gelöscht werden sollen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Ein neues Formular erstellen

Klicke auf die Schaltfläche + Formular hinzufügen auf der rechten Seite der Übersichtsseite und beginne mit den grundlegenden Eingaben. Die Angabe eines Namens für das Formular, einer Beschreibung und des Veröffentlichungsdatums sind obligatorisch, die anderen Felder sind optional. Das Veröffentlichungsdatum ist das Datum, ab dem das Formular zum Ausfüllen aktiviert ist. Ein paar Dinge sind zu beachten:

Wenn kein Veröffentlichungszeitpunkt festgelegt ist, läuft das Formular nie ab, es sei denn, es wird deaktiviert.
Wenn die Felder für den Kommunikationszeitpunkt leer bleiben, werden keine Einladungen oder Erinnerungen verschickt.
Verschiedene Antwortmöglichkeiten können festgelegt werden, z. B. dass derselbe Benutzer das Formular mehrmals ausfüllen kann.
Ein Dankeschön-Text nach dem Absenden des Formulars kann eingegeben werden.
Wenn ein oder mehrere Benutzer über eine Anmeldung informiert werden sollen, kann dies durch Aktivieren der Option „E-Mail an Administratoren bei neuen Antworten“ festgelegt werden.

Sobald die Details festgelegt sind, kann ausgewählt werden, welche Benutzer/ Funktionen das Formular sehen können, und bei Bedarf auch bestimmte Benutzer ausschließen.

Wenn alle Felder korrekt ausgefüllt sind, ist das Formular fertig erstellt, andernfalls erfolgt eine Rückleitung zur Erstellungsseite, um die markierten Fehler zu korrigieren. Die Fehlermeldung beinhaltet eine detaillierte Rückmeldung, was korrigiert werden muss.

Verwalten eines Formulars

Um das Formular zu bearbeiten, öffne es auf der Übersichtsseite, indem du auf Aktionen > Verwalten klickst. Im Hauptfenster siehst du die ausgefüllten Formulare. Für jede Einsendung stehen bestimmte Aktionen zur Verfügung, z.B. zum Ansehen oder Löschen des Eintrags. Einträge können ebenfalls durch einen Klick auf die Nummer neben jedem Eintrag geöffnet werden.

Status des Formulars

Weitere Aktionen auf der rechten Seite bestehen darin, den Status auf aktiv oder inaktiv zu setzen (Kasten oben rechts). Die unteren Optionen ermöglichen die Vorschau des Formulars selbst, die Bearbeitung der Einstellungen des Formulars oder das vollständige Löschen des Formulars. Mit Felder ändern können die Felder des Formulars verändert werden.

Erstellen des Formulars / Ändern von Feldern

Das Einrichten des Inhalts kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Gute Überlegungen zu Beginn ersparen später viel Zeit. Bevor das Formular aktiviert wird, sollte es zunächst getestet (Vorschau) werden, um sicherzustellen, dass es keine Fehler gibt.

Die Erstellung ist recht einfach:

Neues Feld: Erstellt ein Eingabefeld mit mehreren Antwortmöglichkeiten wie Text, Textbox, mehrere Optionen, Ja/Nein, Zahlenfeld, Upload, etc. .
Neuer Titel: Erzeugt eine Kopfzeile/ einen Titelblock. Gut zu verwenden, um das Formular in mehrere Abschnitte aufzuteilen
Neues Textfeld: Erzeugt ein Textfeld, das nach Belieben mit Links, Textfarbe und -größe usw. formatiert werden kann. Nützlich, um bestimmte Informationen im Zusammenhang mit dem Formular zu erklären oder anzuzeigen.

Das endgültige Formular könnte wie folgt aussehen

Wie ein Benutzer auf die Formulare zugreifen kann

Im Hauptmenü auf allen Ebenen (Assoziation, Distrikt, Club) gibt es einen Menüpunkt namens Formulare. Hier werden alle Formulare, auf die die Benutzer Zugriff haben, angezeigt und können zum Ausfüllen ausgewählt werden.

Überprüfung der Antworten

Um die Antworten auf das Formular einzusehen, gehe in den Admin-Modus und klicke im Menü auf der linken Seite auf Formulare.

wähle dann das Formular aus und klicke auf Ausfüllen. Die folgende Seite erscheint:

Neben dem Kontakt, der das Formular ausgefüllt hat, klicke auf Aktionen Anzeigen, um die Antworten dieser Person anzuzeigen. Auch durch das Anklicken der Zahl gelangst du zur Antwort.

Durch einen Klick auf das Excel-Logo kann eine Excel-Datei mit allen Antworten erstellt werden.

Hieraus können über den Link auch die hochgeladenen Dokumente heruntergeladen werden.

Beispiel

Eine häufig gestellte Frage zu Formularen ist, wie man ein Formular einrichtet, mit dem Aspirant:innen eingegeben werden können.

Dieses Formular ist ein Beispiel dafür, wie jede Assoziation dieses Formular verwenden kann, um ihre Aspirant:innen eintragen zu lassen, wenn sie nicht im eigenen Club teilnehmen können, weil sie z.B. zu weit weg wohnen.