Wie nutze ich den Aspirantenmanager in der Tabler.World

Einleitung

Der seit Ende 2023 in die Tabler.World integrierte Aspirantenmanager ermöglicht es

• jedem Tabler mit Zugriff auf die Tabler.World, einem Tisch seiner Wahl Aspiranten vorzuschlagen.
• den Tischen, ihre Aspiranten an einem zentralen Ort zu verwalten.
• an Round Table Interessierten, sich über einen allgemein zugänglichen Link selbst als Aspirant vorzuschlagen.

Allgemeine Einstellungen, die die Rahmenbedingungen der Funktion Aspirantenmanager definieren, werden auf Assoziations-Ebene definiert. 

Nutzung – Endnutzer

Aspirant anlegen

Ein Aspirant kann über folgende Wege in der Tabler.World angelegt werden:

1. Auf RT Germany Ebene:
   1. Vom Dashboard (Übersicht) durch klicken auf „Aspirantenmanager“ (gelb, mittlere Spalte)
   2. Links im Menü, Sektion Extras, durch Klicken auf „Aspirantenmanager“
2. Auf Tischebene:
   1. Rechts oben auf den eigenen Namen klicken, dann im Dropdown-Menü „Aspirant hinzufügen“ auswählen
3. Admin Only:
   1. Im Admin-Bereich > Aspiranten Manager: Rechts oberhalb der Liste der Aspiranten ist ein Button „Aspirant hinzufügen“
4. Extern:
   1. Über den Link https://join.roundtable.world/
   2. Oder https://join.roundtable.world/xx-de/, wobei xx für die Tischnummer steht. Dadurch wird der Tisch vorausgewählt.

Der sich öffnende Assistent führt durch die zur Anlage notwendigen Angaben über mehrere Schritte:

1. Im ersten Schritt erfolgt die Abfrage von
   1. Informationen zum Empfehler (falls von Tabler angelegt): Der Name des Anlegenden ist automatisch vorausgewählt und nicht anpassbar.
   2. Informationen zum Aspiranten: Pflichtfelder sind mit rotem Sternchen markiert.
2. Darauf folgt die Tischauswahl:
   1. Alle Tische im Umkreis von 50 km um die PLZ des potentiellen Aspiranten werden angezeigt.
   2. Voraussetzung: Der Tisch hat mindestens eine Stadt angegeben.
   3. Es kann auch „Ich habe keine Präferenz“ ausgewählt werden.
3. Im letzten Schritt ist die ausdrückliche Zustimmung des Interessenten zur Übermittlung seiner Daten gemäß den Geschäftsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie der Tabler.World zu bestätigen.
4. Durch Fertigstellen erfolgt die Anlage des Aspiranten-Datensatzes im Aspirantenmanager.

Aspirant verwalten

Hinweis: Admin-Nutzern auf Tisch- oder Assoziations-Ebene vorbehalten.

Durch Klicken auf den Namen eines Aspiranten im Aspirantenmanager öffnet sich dessen Datensatz als Popup:

Hier können die bei Anlage angegebenen Daten eingesehen und ggf. angepasst werden, der Status gesetzt, der vorgeschlagene Tisch geändert sowie optionale, interne Kommentare hinzugefügt werden.

Status ändern

Durch Klicken auf das Stiftsymbol rechts neben dem aktuellen Status öffnet sich ein weiteres Popup, in welchem der zukünftige Status ausgewählt werden kann:

Die folgenden Stati stehen zur Verfügung:

• Neu: Automatischer Status bei Anlage eines potentiellen Aspiranten.
• In Kontakt: Der ausgewählte Tisch hat den potentiellen Aspiranten kontaktiert und hat oder wird diesen umgehend einladen.
• Angenommen, nimmt an Aktivitäten teil: Der Tisch hat den Interessenten als Aspiranten akzeptiert. Beim Setzen dieses Status im Datensatz des Aspiranten wird von der Tabler.World automatisch ein neuer Kontakt-Datensatz angelegt mit Status und Amt Aspirant. Ab dem Zeitpunkt kann der Aspirant als normaler Kontakt weitergepflegt werden.
• Abgelehnt durch Aspirant: Der (potentielle) Aspirant hat kein Interesse and Round Table oder dem vorgeschlagenen Tisch.
• Abgelehnt durch Club: Der Club sieht keine Zukunft für den (potentiellen) Aspiranten am Tisch. Ggf. ist es sinnvoll, einem anderen Tisch in der Nähe den Kontakt zum abgelehnten Aspiranten anzubieten.
• Beitritt als Mitglied: Der Aspirant wurde aufgenommen.
• Gelöscht: Alle persönlichen Informationen des Aspiranten wurden gelöscht. Die Historie und eventuelle Kommentare bleiben weiterhin verfügbar.

Tisch ändern

1. Es können nur Tische innerhalb der auf Assoziations-Ebene eingestellten km im Umkreis der PLZ des Aspiranten ausgewählt werden. Führt dies nicht zum gewünschten Ergebnis, kann über die Anpassung der PLZ gearbeitet werden.
2. Nachdem ein anderer Tisch gespeichert wurde, wird keine weitere E-Mail versendet. Am besten den Tisch bereits vorher kontaktieren und die Zuweisung mit diesem absprechen.
3. In Status „Angenommen, nimmt an Aktiväten teil“, „Beitritt als Mitglied“ und „Gelöscht“ kann der Tisch nicht mehr geändert werden. In allen anderen Stati kann der Tisch geändert werden.

Nutzung – Admin

Admins auf Assoziations- sowie Tisch-Ebene (nicht auf Distrikts-Ebene) haben Zugriff auf den Aspirantenmanager:

• Assoziations-Ebene: Alle Aspiranten innerhalb der Assoziation werden angezeigt
• Tisch-Ebene: Nur dem Tisch zugewiesene Aspiranten werden angezeigt

Navigation

1. Auf Assoziations- oder Tisch-Ebene den Admin-Bereich aktivieren
2. Links im Menü auf „Aspiranten Manager“ klicken

Aspirant hinzufügen

Rechts oberhalb der Liste der Aspiranten ist ein Button „Aspirant hinzufügen“. Dieser öffnet den Assistenten zur Anlage eines Aspiranten. Für weitere Details siehe Kapitel „Aspirant hinzufügen“ unter „Nutzung – Endnutzer“.

Filter

Neben den selbsterklärenden Informationen in tablerischer Form steht eine Filter-Funktion zur Verfügung, um die Liste der Aspiranten nach Status einzugrenzen:

• ———: Kein Filter gewählt. Alle Einträge der Liste werden angezeigt.
• Neu: Automatischer Status bei Anlage eines potentiellen Aspiranten.
• In Kontakt: Der ausgewählte Tisch hat den potentiellen Aspiranten kontaktiert und hat oder wird diesen umgehend einladen.
• Angenommen, nimmt an Aktivitäten teil: Der Tisch hat den Interessenten als Aspiranten akzeptiert. Beim Setzen dieses Status im Datensatz des Aspiranten (nicht bei der Nutzung des Filters) wird von der Tabler.World automatisch ein neuer Kontakt-Datensatz angelegt mit Status und Amt Aspirant.
• Abgelehnt durch Aspirant: Der (potentielle) Aspirant hat kein Interesse and Round Table.
• Abgelehnt durch Club: Der Club sieht keine Zukunft für den (potentiellen) Aspiranten am Tisch. Ggf. ist es sinnvoll, einem anderen Tisch in der Nähe den Kontakt zum abgelehnten Aspiranten anzubieten.
• Beitritt als Mitglied: Der Aspirant wurde aufgenommen.
• Gelöscht: Alle persönlichen Informationen des Aspiranten wurden gelöscht. Die Historie und eventuelle Kommentare bleiben weiterhin verfügbar.

Allgemeine Einstellungen (Assoziations-Ebene)

Hinweis: Diese Einstellungen können nur Admins auf Assoziations-Ebene, hier Round Table Deutschland, verändern.

Navigation

1. Auf Assoziations-Ebene den Admin-Bereich aktivieren
2. Links im Menü auf Einstellungen klicken
3. Menüpunkt „Aspiranten Manager“ auswählen

Aktuelle Einstellungen

• Der Aspirantenmanager ist für interne Referenzen von Mitglieder sowie externe Interessenten verfügbar
• Die Tischauswahl zeigt Tische im 50 km Radius um die angegebene PLZ
• Für Round Table Deutschland ist kein e-Club verfügbar
• E-Mails werden versendet an
  1. potentiellen Aspiranten
  2. Empfehler des Aspiranten
  3. empfohlenen Tisch (Präsident, Past-Präsident, Vize-Präsident, Datenbeauftragter)
  4. Past-Präsident Round Table Deutschland
• Aus Datenschutzgründen werden Aspiranten-Datensätze im Aspirantenmanager nach 12 Monaten automatisch gelöscht

Informationen zu den Einstellungen

• E-Mail Benachrichtigungen, falls aktiviert, werden nach erfolgreicher Anlage eines Aspiranten versendet. Danach werden keine weiteren E-Mails versendet.
• E-Mail Benachrichtigungen nutzen Tags, um den vordefinierten Text der E-Mail dynamisch mit dem (Vor-)Namen des Aspiranten oder Empfehlers und des ausgewählten Clubs zu personalisieren.
• Damit der Aspirantenmanager einen Tisch per Umkreissuche vorschlagen kann, muss der Tisch in seinen Tabler.World Einstellungen mindestens die Stadt angegeben haben. Weitere Infos in Kapitel „Fehlende Adressen“.

Fehlende Adressen

In den Aspirantenmanager Einstellungen, am oberen rechten Rand, findet sich die Information, wie viele Tische nicht mindestens die Stadt angegeben haben.

Durch klicken auf „Fehlende Adressen (xx)“ öffnet sich eine Liste aller Tische einer Assoziation mit folgenden Infos:

1. Tischname
2. Distrikt
3. Status
4. Anschrift
5. OK?

Die letzte Spalte, OK?, gibt an, ob die vom Tisch angegebene Adresse den Anforderungen des Aspirantenmanagers genügt.

Die Adresse kann auf Clubebene, Admin-Bereich, geändert werden unter Einstellungen > Einstellungen.

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