Introduktion
Om du lägger till en ny medlem är det viktigt att du gör det från klubbnivå. Annars kan medlemmen inte kopplas till en klubb och hen kan inte ha samma medlemsförmåner på plattformen. Om du skapar medlemmen på nationell nivå eller områdesnivå kan du inte ställa in medlemsfunktionen. Vi vet att det är konstigt att sedan lägga till kontakter på alla nivåer, men det har olika syften, t.ex. att lägga till särskilda kontakter för historiska ändamål.
Här kommer vi att gå igenom hur man lägger till en ny medlem.
*Notera att länder också kan använda alternativet för individuell registrering om ni vill be medlemmen att lämna sina egna uppgifter. Mer information om modulen för individuell registrering finns i den här artikeln*.
Hur man skapar en ny medlem
Steg 1. Grundläggande information
Från administrationsdelen navigerar du till CRM > Kontakter och trycker på Lägg till kontakt +. En ny sida öppnas med en guide i tre steg.
På sida 1 – Information – ombeds du att lägga in grundläggande uppgifter om medlemmen. Du kan om du vill infoga kontaktuppgifter och telefoninformation, men det finns några uppgifter som du måste infoga och som anses vara viktiga.
- För- och efternamn. Du måste veta vad medlemmen heter.
– Användarnamnet byggs upp av för- och efternamnet men du kan skapa ett eget namn om du föredrar det. Observera att det måste vara unikt så om namnet redan finns kommer det att läggas till ett nummer i slutet. Om numret har lagts till, kontrollera klubbmedlemskapet, om kontakten redan finns, kontrollera även arkivdelen. - E-postadress. Du behöver den för att kunna skicka ett e-postmeddelande om registrering/lösenord till medlemmen.
- Födelsedatum. Detta är den mest avgörande informationen och den svåraste att ändra senare eftersom det bara är ett särskilt fåtal som kan ändra den. Om denna saknas kommer hen inte att räknas fullt ut i statistiken.
Övriga fält kan du välja att hoppa över om du inte föredrar att lägga in det. Medlemmen kan i sin opt-in-process lägga till denna information.
Steg 2. Extra profilfält
På den här sidan finns det extra fält som ditt land eller klubb begär. Som standard finns dessa två inmatningar, partnens namn och en tidskriftspreferens. Mycket lite att förklara här, du kan lägga in något eller bara klicka på Nästa.
Steg 3. Grupper och funktioner
Sidan 3 är viktig eftersom den ställer in inloggningsrättigheter och andra behörigheter om hen redan har positioner i styrelsen. Varje medlem måste ha minst en funktion till att börja med, vanligtvis är det medlemspositionen som visas i exemplet ovan. Du kan lägga till så många funktioner som du behöver.
Observera: Det är mycket viktigt att lägga till medlemsfunktionen. Detta kommer för vissa länder att skicka ett e-postmeddelande, till exempel ett välkomstbrev. Det kommer också att ge medlemmar, från det datum då de startade, tillgång till systemet. Före startdatumet för medlemsfunktionen kommer medlem bara att vara en kontakt i systemet och inte kunna logga in.
Observera: Dokumentet genereras endast automatiskt (och skickas till de ifyllda e-postadresserna i mallen) när följande två villkor är uppfyllda:
1. Funktionen medlem anges när en medlem läggs till.
2. Funktionen medlem kommer att startas i framtiden.
Om det är av historiska skäl och du inte känner till medlemsåren kan du hoppa över och i stället lägga till funktionen Past Member med beräknat startdatum. Om användaren är en historisk användare måste du komma åt medlemmens profil i efterhand och under avsnittet Redigera personlig information ändra honom från status Aktiv till Regular Past Member också.
Information om lösenord
Om du väljer en funktion med inloggningsrättigheter kan du längst ner på sidan 3 välja om du vill skicka ett slumpmässigt systemlösenord till medlemmen eller om du vill ange ett eget.
Om du väljer det andra alternativet skickar du ett e-postmeddelande med information om hur hen slutför registreringen och godkänner villkoren och samtycket till att vi får använda den personliga information som hen lämnar på plattformen.
This post is also available in: 
English (Engelska)
Deutsch (Tyska)
Nederlands (Nederländska)
Français (Franska)
