Comment créer un nouveau membre (ajouter un invité, un would/be ou une lady)

Introduction

Si vous ajoutez un nouveau membre, il est important de le faire depuis le NIVEAU DU CLUB. (onglet)

Sinon, le membre ne peut pas être lié à un club et il ne pourra pas bénéficier des mêmes avantages d’adhésion sur la plateforme. Créer le membre au niveau national ou régional ne permettra pas de définir la fonction de membre. Nous savons que cela peut sembler étrange d’avoir un bouton « ajouter un contact » à tous les niveaux, mais il a des objectifs différents, tels que l’ajout de contacts spéciaux à des fins historiques.

Ici, nous allons expliquer comment ajouter un nouveau membre.

*Veuillez noter également que les associations peuvent aussi utiliser l’option d’inscription individuelle si vous souhaitez demander au membre de soumettre ses propres coordonnées. Pour plus d’informations sur le module d’inscription individuelle, veuillez consulter cet article.*

Comment créer un nouveau membre :

Étape 1. Information basique

Depuis la section d’administration, accédez à CRM > Contacts et appuyez sur le bouton « ajouter un contact + ». Une nouvelle page s’ouvrira avec un assistant en 3 étapes.

Sur la page 1 – Informations – vous êtes invité à saisir les données de base du membre. Vous pouvez insérer les coordonnées de contact et les informations téléphoniques si vous le souhaitez, mais il y a quelques données importantes que vous devez insérer.

• Prénom et nom de famille. Vous devez savoir quel est le nom du membre.
  • Le nom d’utilisateur est composé du prénom et du nom de famille, mais vous pouvez créer un nom personnalisé si vous le préférez.  Veuillez noter qu’il doit être unique, donc s’il existe déjà, il ajoutera un numéro à la fin. Si un numéro est ajouté, vérifiez dans l’adhésion au club si le contact existe déjà, y compris dans la section archivée.
• Adresse Email. Vous avez besoin de cela pour pouvoir lui envoyer un e-mail d’inscription/mot de passe.
• Date de naissance. Il s’agit de l’information la plus cruciale et la plus difficile à modifier ultérieurement, car seuls quelques-uns peuvent le faire. S’il manque, il ne sera pas comptabilisé dans les statistiques.

Les autres champs peuvent être laissés de côté sauf si vous préférez les insérer. Le membre peut ajouter ces informations lors de son processus d’adhésion.

Étape 2. Champs supplémentaires

Sur cette page, il y a des champs supplémentaires que l’association ou le club demande. Par défaut, il y a ces deux champs, le nom du partenaire et une préférence pour le magazine. Il y a très peu à expliquer ici, vous pouvez saisir quelque chose ou simplement cliquer sur Suivant.

Étape 3. Groupes & Fonctions

La page 3 est importante car elle définit les droits de connexion et d’autres autorisations au cas où il aurait déjà des responsabilités au sein du club. Chaque membre doit avoir au moins une fonction pour commencer, généralement c’est la position de membre, comme indiqué dans l’exemple ci-dessus. Vous pouvez ajouter autant de fonctions que nécessaire.
Remarque : Il est très important d’ajouter la fonction de membre. Pour certaines associations, cela enverra un e-mail, par exemple, un package de bienvenue. De plus, il permettra aux membres d’accéder au système à partir de la date de début de la fonction de membre, mais ce membre restera un contact dans le système et ne pourra pas se connecter.

Remarque : Le document n’est automatiquement généré (et envoyé à l’adresse e-mail renseignée dans le modèle) que lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :

1. La fonction de membre est saisie lorsqu’un membre est ajouté.
2. La fonction de membre commencera dans le futur.

Si c’est à des fins historiques et que vous ne connaissez pas les années d’adhésion, vous pouvez sauter cette étape et ajouter à la place la fonction de Membre Ancien avec une date de début estimée.
Si l’utilisateur est un utilisateur historique, vous devrez accéder au profil du membre par la suite et, sous la section Informations personnelles, le passer de l’état Actif à Membre Ancien Régulier.

Information du mot de passe

En bas de la page 3, si vous choisissez une fonction avec des droits de connexion, vous pourrez choisir d’envoyer un mot de passe système aléatoire ou de définir le vôtre.

Si vous choisissez la deuxième option, une e-mail d’opt-in sera envoyé avec des informations pour finaliser l’inscription et accepter les termes, conditions et consentir à l’utilisation des informations personnelles que vous fournissez sur la plateforme.

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