Einleitung
Um die Anwesenheit der Mitglieder und Gäste genau zu messen, haben wir eine Funktion namens Anwesenheitsmatrix/ Gamifizierung entwickelt. Sie ermöglicht es Clubs, Distrikten und Assoziationen, die Anwesenheit ihrer Mitglieder zu verfolgen, und vor allem können die Mitglieder selbst sehen, an welchen Treffen oder Veranstaltungen sie teilgenommen haben.
Um das Modul nutzen zu können, muss die Assoziation zunächst das Anwesenheitsmodul im Verwaltungsmenü aktivieren. Wählen Sie im Admin-Menü Einstellungen > Präferenzen. Dort können Sie unten auf der Seite die Anwesenheitsfunktion aktivieren.
Um Daten für die Erstellung der Anwesenheitsmatrix und die Berechnung der Punkte zu sammeln, benötigt die *.World genaue Datenpunkte darüber, wer an welcher (satzungsgemäßen) Sitzung teilgenommen hat. Diese Datenpunkte werden in der *.World als Besuche bezeichnet und wir werden uns hier im Artikel darauf beziehen.
Grundsätzlich gibt es zwei Arten der Protokollierung, die automatisch und die manuell hinzugefügt werden.
Um die Anwesenheitsliste der Mitglieder aufzurufen, klicke auf deinen Namen auf der rechten Seite und wählen Meine Besuche.
Automatische Aufzeichnung
Wenn eine Veranstaltung der folgenden Typen geschlossen wird und die Teilnehmer vom Organisator bestätigt werden, wird automatisch ein Besuchsobjekt für jedes teilnehmende Mitglied erstellt. Die automatisch erstellten Veranstaltungen werden in der Tabelle ohne die Schaltfläche „Aktion“ und mit einem Symbol nach der Beschreibung angezeigt. Die Typen, die automatisch hinzugefügt werden, sind:
- Tisch/ Circle/Club Abend (Club Level)
- Distriktsmeeting
- Satzungsgemäße Sitzung (Assoziations Level)
- AGM
- HYM
- World Meeting/ Internationale Konferenz
Notiz:
- *.World berechnet automatisch, ob ein Besuch außerhalb des eigenen Clubs stattfindet.
- Automatisch erstellte Besuche können vom Mitglied weder geändert noch gelöscht werden.
Manuelle Aufzeichnung
Mitglieder können Besuche auch manuell über „Meine Besuche“ für Veranstaltungen anmelden, die nicht in der *.World enthalten sind oder für die sie sich nicht über *.World angemeldet haben.
Manuell hinzugefügte Besuche werden für die Punkteberechnung verwendet, aber nicht für die Anwesenheitsmatrix (weil das Ereignis nicht in *.World ist).
Um einen Besuch hinzuzufügen, klicke auf die Schaltfläche „Besuch hinzufügen“ und gebe die Daten in das Feld ein (siehe unten). Um einen manuellen Besuch zu bearbeiten, klicke auf die Schaltfläche „Aktion“ und „Bearbeiten“; hier kann man bei Bedarf auch einen Besuch löschen. Bitte beachte, dass das Datum im Amtsjahr liegen muss. Du kannst auch Daten in der Vergangenheit eingeben, dazu muss aber das Amtsahr geändert werden. Was die Typen betrifft:
- Satzung (*Assoziations Name hier*). Es handelt sich um Besuche von regelmäßig wiederkehrenden Treffen von Clubs, die deiner nationalen Assoziation angehören.
- Satzung (andere). Dies sind Besuche von regelmäßig wiederkehrenden Treffen von Clubs außerhalb deiner nationalen Assoziation.
- Nicht vorgeschriebene Treffen. Besondere Ereignisse, die nicht an einen Club gebunden sind
Anwesenheitsmatrix
Mitglieder können in der oberen Menüleiste zur Anwesenheitsmatrix navigieren.
Für jedes Amtsjahr wird die Anwesenheitsmatrix angezeigt. Sie zeigt:
- alle satzungsgemäßen Versammlungen in deinem eigenen Club, 1 pro Spalte
- die Anwesenheitsquote und die Gesamtpunktzahl für die Mitglieder ihres Clubs
- und spezifische Anwesenheitsdaten pro Sitzung
Übersicht
Die Mitglieder mit der höchsten Anwesenheitsrate und den meisten Punkten werden zu Spielzwecken mit einer Medaille gekennzeichnet. Ihre eigene Position wird gelb markiert.
Besondere Fälle
Mitglieder, die die Funktion „Mitglieder / Im Urlaub“ haben, werden entsprechend angezeigt und ihre Anwesenheitsquote wird in diesem Zeitraum nicht beeinflusst (siehe „Ein anderer Benutzer“ im Beispiel unten).
Mitglieder, die noch nicht Mitglied waren oder nicht mehr aktiv sind, haben ebenfalls keinen Einfluss auf ihre Anwesenheitsquote.
Beide Sonderfälle hängen vom Start-/Enddatum der Funktion im Profil ab.
Für Admins
Einstellungen
Auf nationaler Ebene können Administratoren über Admin > Einstellungen > Anwesenheit folgende Dinge konfigurieren
Punkte
Administratoren können festlegen, wie viele Punkte für jede Art von Besuch vergeben werden, z. B. kann die Teilnahme an einer Jahreshauptversammlung mehr wert sein als eine reguläre satzungsgemäße Clubversammlung. Sie können auch Bonuspunkte für andere Veranstaltungen festlegen.
Ausnahmen
Nationale Administratoren können konfigurieren, welche Gruppen, Funktionen, Segmente, Mitglieder… nicht berechtigt sind, Punkte zu sammeln. Solange sie nicht teilnahmeberechtigt sind, erhalten sie immer 0 Punkte für jeden Besuch.
Einstellungen
„Erlaube das Auffüllen von Anwesenheiten“ ⇒ Mitglieder können ihre eigene Anwesenheitsquote erhöhen, indem sie an satzungsgemäßen Treffen anderer Clubs teilnehmen. Dies wird automatisch in ihre Anwesenheitsquote eingerechnet.
„Statistiken für Mitglieder aktivieren“ ⇒ Mitglieder dürfen Anwesenheitsstatistiken in ihrem Club sehen (= Gamification). Dies kann für Vereine deaktiviert werden, die diese Art von Gamification nicht wünschen oder die keine Anwesenheitsdaten aufbewahren.
Anwesenheitsstatistik
Administratoren können die Anwesenheitsstatistiken über Admin > Statistik > Anwesenheit einsehen.
Nationale Administratoren erhalten einen Überblick über alle Clubs mit ihren Anwesenheitsstatistiken:
- Anzahl der Mitglieder
- Anzahl der Sitzungen (insgesamt)
- Anzahl der Sitzungen (bis Ende)
- Durchschnittliche Anwesenheitsquote in %
- Punkte insgesamt
- Durchschnittliche Punkte
Notiz
- Clubs können nach jeder Statistik sortiert werden
- Rohe Besuchsdaten können nach Excel exportiert werden.
Administratoren können zwischen dieser Übersicht und spezifischen Anwesenheitsmatrizen für einen Club wechseln. Sie können auch zwischen den Amtsjahren wechseln, um historische Daten zu sehen.
Anwesenheitsmatrix für einen Club
Diese Ansicht ist auch für Club-Administratoren über Admin > Statistik > Anwesenheit verfügbar. Attendance
Diese Ansicht ist die gleiche wie oben
Aufschlüsselung der Punkte
Durch Anklicken der Anzahl der Punkte (>0) können Benutzer und Administratoren eine Aufschlüsselung der Punkte pro Besuch sehen.
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