Introduktion
På plattformen kan du spara dokument så att dina användare kan se och ladda ner dem. Du kan anpassa nästan alla aspekter, från vem som kan se dem till vem som kan ladda upp och hantera dem. Här kommer vi att förklara för administratörer och ledare hur man skapar mappar och laddar upp dem från administratörsmenyn men även från huvudsidan.
Dokument är relaterade till den individuella nivån, så för att se dokumenten för din förening måste du befinna dig på organisationsnivå, distriktsdokument finns på distriktsnivå och klubbdokument på din klubbnivå.
Om du inte ser ett dokument eller en mapp som du vet att du borde se, kontrollera den aktiva övre navigationsnivån (på bilden ovan RTI > RT Demo > Distrikt 1 > RT3 Club C) där RT Demo är den aktiva nivån i det här fallet.
Från administratörsmenyn navigerar du till sidan Dokument.
Lägg till huvudmappar
Det första steget är att skapa huvudmapparna och ange mappens behörigheter. Från översiktssidan trycker du på + Lägg till huvudmapp som visar sidan ”Ny katergori”. Fyll helt enkelt i mappens namn (var så detaljerad som du behöver) och fyll i behörigheter/förvaltningsrättigheter.
På höger sida visas en kort beskrivning av vad fälten för behörighet/rättigheter gör för de valda användarna. Det fina med behörigheterna är att du kan anpassa dina dokument nästan helt och hållet och ge användarna mer än visningsrättigheter utan att behöva ge särskilda behörigheter till hela administrationsmenyn. Kategorierna är följande:
- Läsrättigheter. Vem som kan se mappen. Alla grupper innebär att alla användare i enheten kan visa och hämta mappen, men du kan välja vilken funktion, kontakt/användare eller grupp som helst.
- Om du t.ex. vill ha en mapp som endast den nationella styrelsen kan se väljer du här gruppen Styrelse. Detta innebär att styrelsen kommer att kunna se och ladda ner dokumenten.
- Skrivrättigheter. Vilka användare kan göra ändringar i sina egna filer. Observera att om du anger ett namn som inte finns med i läsrättigheterna kommer det automatiskt att kunna visa och hämta filer.
- Redigera rättigheter. Användarna här har fullständiga rättigheter att administrera allt i huvudmappen, inte bara sina egna mappar eller rättigheter. Om det finns ett namn här som inte finns i de två första kategorierna kommer användaren automatiskt att få rättigheter i de andra två kategorierna.
I listan över huvudmappar finns en knapp Åtgärder. Alternativen där är:
- Visa innehållet i mappen, vilket ger möjlighet att ladda upp
- Redigera mappens namn. Du kan också radera mappen här.
- Åtkomsthantering för att ändra rättigheterna som tidigare nämnts.
Lägg till enskilda mappar och ladda upp filer
Om du befinner dig i huvudmappen kan du välja några åtgärder från listan. På höger sida högst upp ser du ett navigationsträd av undermapparna under huvudmappenmappen (se ”RTI Minutes of meeting (3)” på bilden ovan). Undermappar kan vara andra undermappar och så vidare om du vill. Vi rekommenderar dock att hålla det enkelt:
- Lägg till en ny mapp. Skapa en ny mapp för att bättre separera innehållet. Det alternativ som presenteras är ett fält för namn. Du kan inte ställa in behörigheter här
- Redigera mappen. Gör det möjligt att byta namn på eller ta bort mappen.
- Hämta mappen. Hämta innehållet i den mapp du tittar på.
Papperskorg vid varje fil låter dig radera filen från systemet.
Uppladdningsområdet gör att du kan dra och släppa en valfri mängd filer eller om du klickar på sedan bläddra från din dator. Observera att du inte kan byta namn på filen när den har laddats upp, så du måste ha rätt namn innan du laddar upp den.
Redigering från huvudsidan utan adminrättigheter
Om du inte har tillgång till adminmenyn (röd knapp vid profilnamnet) men har fått redigerings- eller ledningsrättigheter kan du göra dina ändringar från nivåns huvudwebbplats (se bilden ovan och klicka på dokumentikonen i sidofältet). Observera att om du är administratör för nivån men inte har särskilda administrations- eller redigeringsrättigheter kommer du inte att se dessa alternativ.
Här har du samma alternativ som i avsnittet om enskilda mappar och uppladdning av filer ovan. Kom dock ihåg att om du bara har redigeringsrättigheter är dina rättigheter begränsade till det innehåll du har laddat upp.
Tillåta vanliga användare att ladda upp sina egna filer
Om du har fullständiga administratörsrättigheter för nivån kan du tillåta alla vanliga användare av nivån att ladda upp dokument till plattformen. För att aktivera/avaktivera detta alternativ navigerar du från administratörsmenyn till Inställningar > Dokument, växlar knappen till att antingen tillåta eller avaktivera och sparar.
Om du aktiverar detta får du ett extra alternativ för att skicka ett e-postmeddelande till specifika fullvärdiga administratörer när ett nytt dokument laddas upp. Det är upp till dig att bestämma.
När detta är aktiverat kan du klicka på menyalternativet Dokument från den nivå där det är aktiverat och välja att ladda upp ett dokument och skicka det till administratören eller ladda upp det till en privat mapp Mina uppladdningar som du bara kan se. Observera dock att administratörer naturligtvis kan se filerna i Mina uppladdningar om de behöver det.
This post is also available in: 
English (Engelska)
Deutsch (Tyska)
Nederlands (Nederländska)
Français (Franska)
