Hier findest du die wichtigsten Infos zu Einstellungen des Finanz-Moduls in der Tabler.World aus Admin-Sicht.
Hinweis: Während alle Admin-Nutzer auf ihrer jeweiligen Ebene die folgenden Einstellungen sehen können, haben nur die Ämter Präsident und Schatzmeister die Rechte, diese Einstellungen zu ändern. Änderungen erfolgen immer nach dem 4-Augen Prinzip. Dazu mehr unter Audit-Log.
- Wechsle in den Admin-Bereich
- Links im Menü ganz unten, unter Fortgeschritten, auf Einstellungen klicken
- Hier findest du im Menü Finanzen die folgenden 5 Menüpunkte
Einstellungen (Finanzorganisation)
Hier legst du die Finanzorganisation deines Tisches, Distrikts, oder deiner Assoziation an. Hast du bisher hier noch keine Veränderungen vorgenommen, siehst du eine einzelne Finanzorganisation namens Standard. Es können mehrere Finanzorganisationen angelegt werden (z.B. eine für den Tisch, eine für den Förderverein).
Pro Finanzorganisation gibt es zahlreiche Einstellungen, siehe Screenshot. Die wichtigsten sind der Name zur Identifizierung der Finanzorganisation, der Name für die Rechnung, sowie das Standardkonto.
Design
Gebe deiner Finanzorganisation einen Namen, definiere das Präfix für eindeutige Rechnungsnummern und wähle ein Logo für die Rechnungen.
Rechnungsinformationen
Der Name des Rechnungsstellers ist Pflicht. Optional gibst du eine Adresse und eine Umsatzsteuer-ID ein.
Einstellungen
Neben
- Zahlungsziel (in Tagen),
- Erinnerungsschema und
- Nachrichten-Vorlagen für Rechnungen und Gutschriften
- wird hier das Standardkonto angelegt.
Mehr Infos zum Thema Konto pflegen weiter unten.
Weitere Einstellungen
Des weiteren kann man
- die Mehrwertsteuerunterstützung aktivieren,
- Abonnements aktivieren,
- die E-Mail Vorlagen für die einzelnen Benachrichtigungen auswählen,
- sowie entscheiden, ob diese Finanzorganisation im Menü auswählbar sein soll.
Kontonummern
Hinweis: Jeder Tisch muss mindestens eine Kontonummer anlegen und diese in der Standard-Finanzorganisation hinterlegen, damit jährlich die RTD-Beiträge eingezogen werden können.
Im vorherigen Kapitel hast du gelernt, wie eine Finanzorganisation aufgebaut ist. Die dort verfügbaren Kontonummern legst du hier an.
Ein Kontonummer-Einträg besteht aus folgenden Pflichtangaben:
- Name der Kontoverbindung (zur Unterscheidung bei mehreren Konten, nicht Kontoinhaber)
- IBAN
Die Angabe von BIC und Kontoinhaber ist empfohlen, auch wenn es keine Pflichtfelder sind.
Zahlungserinnerungen
Du kannst ebenso mehrere Schemata für Zahlungserinnerungen anlegen.
Neben einem Namen zur Identifizierung des Schemas kannst du ein oder mehrere Erinnerungen nach unterschiedlich vielen Tagen mit unterschiedlichen E-Mail-Vorlagen definieren.
Mehrwertsteuersätze
Zur Unterstützung bei der Nutzung des Finanz-Modul für mehrwertsteuerpflichtige Transaktionen, stehen folgende Einträge standardmäßig zur Verfügung und können nach Notwendigkeit durch weitere ergänzt werden:
Audit-Log
Keine Änderung in den Einstellungen des Finanz-Moduls der Tabler.World ohne das Audit-Log. Hier ist der Verlauf aller Änderungen an Finanzorganisationen, Kontonummern und Mehrwertsteuersätzen einsehbar.
Nur Präsident und Schatzmeister verfügen über die notwendigen Rechte, um Finanzorganisationen, Kontonummern und Mehrwertsteuersätze zu ändern. Jede Änderung muss vom jeweils anderen Amt bestätigt werden, bzw. kann von diesem abgelehnt werden. Ohne Bestätigungen sind die Änderungen nicht aktiv!
Jede Änderung von Bankdaten eines Clubs löst eine E-Mail an die Person aus, die die Änderung genehmigen muss, sowie eine E-Mail an das nationale Präsidium, jede nationale Bankänderung eine E-Mail an das RTI-Präsidium. Dies dient der Betrugsbekämpfung und der Vorbeugung von Missbrauch.
Die Person, die die Änderung genehmigen kann, sieht eine Schaltfläche in der Aktionsspalte. Wenn die Schaltfläche „Genehmigen“ ausgewählt wird, erscheint unter „Status“ ein grüner Vermerk „Genehmigt“ und unter „Bestätigt von“ der Name der Person, die die Änderung bestätigt hat. Wenn die Schaltfläche „Ablehnen“ gedrückt wird, erscheint ein roter Vermerk „Abgelehnt“, und die Änderung wird nicht wirksam und gelöscht.
