Möteshanterng

Viktig information om möten

Allt kan läggas in som ”evenemang”, från vanliga klubbmöten till internationella möten. Överväg noga om det är viktigt att göra ett mötet synligt för alla eller om det räcker att publicera det i en mindre krets.

• Ordinarie klubbmöten > endast för klubben
• Familjemöten, charitymöten > eventuellt på distriktsnivå; du kan också bjuda in andra distrikt via distriktspresidiet
• Charters, riksmöten > på nationell nivå

Om varje ordinarie klubbmöte visas för hela organisationen blir det omöjligt att hålla reda på.

Vilka typer av möten finns det och hur skapar jag dem?

Det finns 4 olika typer av möten:

• Annonsering
• Ordinarie möte
• Öppet möte
• REA

Beroende på vad du vill göra, skapar du mötet med någon av mötestyperna.
Nedan kan du läsa om hur du skapar ett möte:

1. I det övre högra hörnet väljer du ”Admin”.
2. Gå till ”Möten” i vänstermenyn.
3. Alla tidigare skapade möten kommer att visas.
4. På höger sida finns en ruta ”Lägg till möte”.

Genom att klicka på den får du ett urval av alla olika alternativ.

Annonsering

Annoncering är den enklaste formen av möten. De visas under Möten och skickas via e-post endast om de uttryckligen har markerats för att skickas.

1. Välj Annonsering
2. Fyll i namn
3. Om det behövs, lägg till en beskrivning och/eller en omslagsbild
4. Välj mötestyp

På höger sida

1. Ange en plats; du kan också spara olika platser som du använder oftare.
2. Starttid för mötet
3. Mötets slut
4. Inbjudan via e-post (alternativ); det är endast om du aktiverar det här alternativet som inbjudningarna kommer att skickas ut via e-post i ett senare steg.
5. Välj ”nästa” längst ner till höger.

Dela

1. Alternativet “Dela”

Välj noga om du måste marknadsföra ett evenemang nationellt eller om det räcker med klubb- eller distriktsnivå.
Beroende på vad du väljer kan endast din klubb se mötet, eller internationellt i extrema fall.

2. Alternativer “Bjud in”

Om du har aktiverat alternativet ”Bjud in via e-post” på föregående sida kan du också ange motsvarande mottagare här.
Den högsta inbjudningsnivån är hela klubben.
På distriktsnivå kan distriktsordföranden också skicka din inbjudan, eller så kan du själv kontakta andra klubbar direkt.

Ordinarie möte

Ordinarie möten ger möjlighet till olika registreringsalternativ.

1. Välj ”Ordinarie möte”
2. Lägg till ett namn
3. Om det behövs, lägg till en beskrivning och/eller en omslagsbild
4. Välj mötestyp
5. Vid behov kan du begränsa antalet platser (t.ex. 15 platser reserverade för oktoberfest; först till kvarn gäller)

På höger sida

1. Ange en plats; du kan också spara olika platser som du använder oftare.
2. Starttid för mötet
3. Mötets slut
4. Start av registreringen
5. Sista dag för registrering
6. Välj ”nästa” längst ner till höger

I området ”alternativ” kan du ställa in olika alternativ och priser.

Exempel 1:

1. Jag är med på bowling och middag efteråt.
2. Jag kommer bara att delta i bowlingen kl. 18.00
3. Jag kommer att delta i middagen först kl. 20.00

Exempel 2:

1. Hele mötet: 500 kr
2. Del av möte: 250 kr

Dela

1. Alternativet “Dela”

Välj noga om du måste marknadsföra ett evenemang nationellt eller om det räcker med klubb- eller distriktsnivå.
Beroende på vad du väljer kan endast din klubb se mötet, eller internationellt i extrema fall.

2. Alla som kan se inbjudan, kan även anmäla sig till mötet
3. Bjud in

Här kan du lägga till de nödvändiga e-postmottagarna.
Den högsta inbjudningsnivån är hela klubben.

Påminnelse

1. Välj vilken typ av påminnelse du vill använda. Det finns också en standardtyp för påminnelse. Du kan ändra typen av påminnelse under avancerade inställningar.
2. Beroende på den valda typen av påminnelse kommer alla grupper som anges under ”dela” att få inbjudnings- och påminnelsebrev.
3. Slutför

Avancerade mötesinställningar

Passar inte allt i de fördefinierade inställningarna till dina behov? Vad kan du ändra för dina evenemang?

Eget påminnelsemönster:

1. I Admin-menyn i det nedre vänstra hörnet går du till Avancerat/Inställningar.
2. Välj ”påminnelsemönster” under ”möten”.
3. Välj ”nytt påminnelsemönster” i det övre högra hörnet.
4. Lägg till ett tydligt namn (t.ex. ”Klubbmöten”).
5. I den övre delen bestämmer du om en inbjudan, information och/eller ett bekräftelsemail ska skickas.
6. I den nedre delen bestämmer du hur många påminnelse-e-postmeddelanden som skickas.
7. Spara och välj det nya påminnelsemönstret vid nästa möte i stället för standardpåminnelsen.

Upprätthåll upprepade mötesplatser

(Du kan också lägga till platser direkt när du skapar mötet, men här kan du skapa alla platser för framtida användning).

1. I Admin-menyn i det nedre vänstra hörnet går du till Avancerat/Inställningar.
2. Välj ”placeringar” från ”möten”.
3. Välj ”ny plats” i det övre högra hörnet.
4. Lägg till ett namn och en exakt adress.
5. När du skapar nästa möte kan du ändra ”använd befintlig plats” till ”ja” och välja plats.
6. En karta visas om du väljer det publicerade mötet.

This post is also available in: English (Engelska)Deutsch (Tyska)Nederlands (Nederländska)Français (Franska)